¿Cuáles son las razones para usar SharePoint en lugar de OneDrive para la Empresa?

Muchas veces las organizaciones que han implementado Office 365 se preguntan “¿Cuándo debemos utilizar SharePoint Online y cuando OneDrive para la Empresa?”. Esta pregunta demuestra que frecuentemente existe una confusión sobre las funcionalidades de estos dos productos. Vamos intentar ayudar a explicar algunas de las razones por las cuáles en la mayor parte de los casos es preferible usar SharePoint Online para el acceso compartido a documentación de la empresa.

La regla general dice:

“Si estás trabajando en algo que es personal, donde el propietario del documento es un individuo (tú mismo), guárdalo en tu cuenta de OneDrive para la Empresa. Si el documento pertenece a un equipo de trabajo (propiedad compartida), ponlo en SharePoint (en un sitio de equipo asociado a un grupo de Office 365).”

Sin embargo, eso no explica al usuario los beneficios de guardar los documentos en SharePoint. Así que intentamos clarificarlos en este post.

 

7 beneficios principales de usar SharePoint como herramienta para compartir documentación:

1. Es más sencillo controlar los permisos de acceso y la seguridad

Con SharePoint se puede tener seguridad compartida que, además, puede heredarse. Para algunos usuarios gestionar permisos puede ser algo complicado y difícil de materializar. Al utilizar un sitio compartido, estos usuarios pueden aprovecharse de los permisos establecidos por el administrador y evitar el esfuerzo adicional de administración de permisos en OneDrive para la Empresa.

 

2. Se pueden crear y usar flujos de trabajo

Una de las funcionalidades de SharePoint son los flujos de trabajo para aprobación de documentos, que ayudan a mejorar los procesos de tratamiento de la documentación, la visibilidad de esta y pueden ayudar a los usuarios a realizar su trabajo diario de producción/aprobación de documentos.

 

3. Gestión Avanzada de la Información

SharePoint proporciona dos herramientas clave para que los documentos sean más fáciles de encontrar y de clasificar para flujos de trabajo o formato condicional: tipo de contenido y metadatos en forma de columnas.

Gestión compartida de metadatos

Son capacidades avanzadas de gestión de la información que se comparten en el sitio de SharePoint. En este sentido, el usuario final puede evitar tener que dedicar tiempo a la gestión de los términos de clasificación de los documentos o a la configuración de los metadatos. Esto puede hacerse desde la administración central del site.

Versión y publicación

En muchos casos, el administrador del site puede establecer directivas, por ejemplo para que la versión correcta de uso de un documento se active automáticamente en otros sitios, e incluso establecer políticas de publicación transvesal (versiones menores versus versiones principales, por ejemplo). Aunque se puede hacer eso en OneDrive para la Empresa, en general los usuarios finales no utilizan estas funcionalidades.

Organizadores de contenido e IDs de documentos

Para organizaciones que tienen necesidades avanzadas de administración de documentos, es posible cargar documentos en una ubicación compartida y, basándose en directivas sobre los metadatos, se pueden colocar automáticamente en la ubicación adecuada. Esto simplifica aún más la experiencia de “encontrar el lugar correcto donde los documentos deben ser compartidos / almacenados”.

 Conjuntos de documentos

Los conjuntos de documentos pueden ser una excelente forma de crear colecciones de documentos basadas en plantillas. Por ejemplo, si la organización tiene plantillas de contratos o si tiene plantillas de marca que utiliza para tipos específicos de comunicación, puede cargarlas cuando configure el conjunto de documentos. Así, todos los nuevos conjuntos de documentos contendrán esos documentos.

 

4. Vistas compartidas

Los metadatos no son lo único de SharePoint que se puede usar para clasificar y encontrar documentos. Se pueden crear múltiples vistas para procesar documentos y organizarlos en órdenes de clasificación y filtros. Esto puede mejorar enormemente la navegación de las colecciones de documentos.

 

5. Estilos personalizados

Se puede cambiar el aspecto y personalizar SharePoint como se quiera para proporcionar diferentes experiencias de usuario en la gestión de documentos. Desde búsquedas personalizadas hasta la adición de formato condicional a una biblioteca basado en valores de campos de metadatos.

 

6. Listas conectadas y relacionadas

Se puede crear en SharePoint listas conectadas entre sí o que se puedan relacionar por los metadatos de los documentos. Tener esto en la misma ubicación que los documentos relacionados es un beneficio que debe ser considerado cuando las listas se aplican a una necesidad de negocio específica.

 

7. Mejora del cumplimiento normativo

Eso puede que no sea tan interesante para los usuarios finales, pero es de suma importancia para la organización.

Auditoría

Tener que auditar una ubicación estructurada y centralizada en comparación con múltiples sitios OneDrive para la Empresa para todos los trabajadores puede simplificar y mejorar en gran medida el proceso de auditoría.

Ciclo de vida del usuario

Otra consideración importante es que el contenido de OneDrive está vinculado a la cuenta de usuario. Por lo tanto, cuando el usuario salga de la empresa puede ser necesario migrar archivos desde su OneDrive a otra ubicación para referencia futura.

 

Ejemplos de contenidos a almacenar en Onedrive para la Empresa y en SharePoint Online

Ejemplos de documentos que probablemente sería mejor almacenar en OneDrive para la Empresa:

  • Borradores que todavía no están preparados para compartir con el equipo de trabajo.
  • Mis notas (donde no hay una necesidad de compartirlas).
  • Mis presentaciones (donde la presentación es personal, o no es algo que quieras perder la propiedad o el control de con quién se comparte).

Y estos son ejemplos de documentos que se deberían guardar en SharePoint:

  • Políticas de empresa, Procedimientos y Registros
  • Contratos y propuestas
  • Documentación de proyectos e informes
  • Cualquier documentación que debería ser propiedad de la empresa y no estar en el área privada de una persona en concreto: Financiero, Ventas, Marketing, Clientes, Documentos Técnicos, etc.

Para saber más:

Este es un artículo de Microsoft titulado: ” ¿Debo guardar mis documentos en OneDrive para la Empresa o en un sitio de equipo?